Lanceur d’alerte – Politique générale et confidentialité

Politique générale en matière de dénonciation

I. Introduction

Cette politique s’applique à Airkan NV, dont le siège social est situé Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0423.001.459 (ci-après « AIRKAN »).

AIRKAN considère l’intégrité comme l’une des pierres angulaires de son ADN. C’est pourquoi AIRKAN a mis en place un mécanisme de dénonciation qui permet à la fois aux employés et aux parties extérieures (ci-après dénommées « dénonciateurs ») de signaler en toute confidentialité toute violation des politiques et procédures internes, tout comportement contraire à l’éthique, toute fraude, toute mauvaise qualité et toute autre violation des lois et réglementations.

Le système de dénonciation est conforme à la directive 2019/1937 de l’UE du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union (ci-après la « directive ») ainsi qu’à la loi belge transposant cette directive du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union ou du droit national établies au sein d’une personne morale du secteur privé (M.B. 15 décembre 2022).

II. Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les dénonciateurs, qui sont des personnes physiques ayant une relation de travail avec AIRKAN, y compris :

1. Les employés ;
2. Les autres employés, non-salariés ;
3. Les travailleurs temporaires tels que les entrepreneurs ou les travailleurs intérimaires ;
4. Bénévoles ou stagiaires non rémunérés ;
5. Les personnes fournissant des services indépendants, tels que les consultants ;
6. Les actionnaires ;
7. Les fournisseurs.

Cette politique s’applique également aux personnes dont la relation de travail a pris fin ou est sur le point de commencer, si elles ont obtenu des informations sur des incidents pendant ou après la fin de la relation de travail ou pendant le processus de recrutement ou d’autres négociations précontractuelles.

III. Que peut-on signaler

Les sujets suivants sont couverts par la politique de dénonciation :

1. Violations des déclarations ou des procédures que nous avons communiquées, y compris les comportements contraires à l’éthique, les performances de qualité médiocre, l’incompétence et les fautes professionnelles ;
2. Intimidation, harcèlement, discrimination ou abus de substances ;
3. Une infraction pénale, y compris le vol ou la fraude ;
4. Le non-respect des obligations légales ;
5. Violation de la vie privée et de la protection des données personnelles ;
6. Défauts dans la sécurité de notre réseau et de nos systèmes d’information ;
7. Tentatives de suppression ou de dissimulation d’informations relatives à l’un des éléments susmentionnés.

AIRKAN souhaite rappeler au dénonciateur que les domaines suivants sont exclus du champ d’application de la loi : la sécurité nationale, les données classifiées, les informations couvertes par le secret médical, les informations entre un avocat et son client, ainsi que le secret des délibérations judiciaires.

IV. Présentation des notifications

Nous vous encourageons vivement à faire part de vos préoccupations par le biais des canaux internes si vous avez connaissance d’une violation des lois, des règlements ou des politiques et procédures internes.

Comme dénonciateur, vous pouvez déposer un rapport interne ou externe. Si vous communiquez des informations par écrit ou verbalement sur une violation au sein d’AIRKAN, il s’agit d’un rapport interne. Vous pouvez également opter pour un rapport externe aux autorités gouvernementales compétentes ou en publiant via un blog ou via un journaliste.

V. Protection du dénonciateur

Chez AIRKAN, nous sommes conscients que vous pouvez être préoccupé par les implications et les représailles potentielles à la suite d’une dénonciation.

AIRKAN a donc créé cette politique publique afin de garantir l’existence d’un cadre dans lequel les dénonciateurs, y compris les employés, peuvent faire part de leurs préoccupations sans crainte de représailles.

Il est important que vous ne discutiez pas vos préoccupations avec toute personne impliquée dans l’incident et que vous ne divulguiez pas vos soupçons à une personne autre que celle à qui vous avez demandé un avis confidentiel.

Aucun dénonciateur qui signale un incident ne peut être pénalisé ou faire l’objet d’une action discriminatoire parce qu’il ou elle a fait un rapport de bonne foi par le biais du mécanisme de dénonciation.

AIRKAN n’autorise pas les représailles contre ceux qui signalent de bonne foi une violation réelle ou présumée des politiques ou des procédures.

En effet, la loi interdit toute forme de représailles ou de traitement défavorable vers le dénonciateur pour autant que son rapport remplisse les conditions susmentionnées.

Si vous déposez un rapport et qu’il s’avère par la suite que vous vous êtes trompé ou qu’il existe une explication valable à votre préoccupation, vous ne serez pas pénalisé ou victime de discrimination.

VI. Canaux de signalement internes

AIRKAN dispose de trois canaux de signalement accessibles aux dénonciateurs internes et externes.

Les rapports peuvent être soumis par le biais de :

1. Vous pouvez soumettre un rapport via notre formulaire de contact dédié sur le site www.airkan.be/fr/lanceur-dalerte-formulaire;
2. Vous pouvez envoyer un courrier électronique avec la mention « Dénonciation » à : whistleblowing@airkan.be ;
3. Vous pouvez envoyer une lettre mentionnant « Whistleblowing » à : Airkan NV, Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde, Belgique.

VII. Rapports externes

Conformément à la directive, l’État belge est tenu de désigner les autorités compétentes pour recevoir les signalements et assurer le feedback et le suivi des rapports, et de les doter de
ressources suffisantes.

Les autorités suivantes ont été désignées pour recevoir les rapports externes sur les infractions dans le secteur privé, chacune pour son propre domaine :

• le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie ;
• le Service public fédéral Finances ;
• le Service public fédéral Santé, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
• le Service public fédéral Mobilité et Transports ;
• le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;
• le Service public de programme Intégration sociale, réduction de la pauvreté, économie sociale et politique des grandes villes
• l’Agence fédérale de contrôle nucléaire ;
• l’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
• l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;
• l’Autorité belge de la concurrence ;
• l’Autorité de protection des données ;
• l’Autorité des services et marchés financiers ;
• la Banque nationale de Belgique ;
• le Collège de supervision des réviseurs d’entreprises ;
• les autorités visées à l’article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation de l’argent liquide ;
• Le Comité national de la sécurité pour la fourniture et la distribution d’eau potable
• L’institut belge des services postaux et des télécommunications
• L’institut national d’assurance maladie-invalidité
• L’institut national de sécurité sociale des entrepreneurs indépendants
• Office national de l’emploi
• Office national de sécurité sociale
• Service d’information et de recherche sociale
• Service autonome de coordination anti-fraude
• Contrôle de navigation

Vous pouvez également opter pour un rapport externe en publiant via un blog ou via un journaliste si aucune mesure appropriée n’a été prise dans un délai raisonnable ou si l’infraction pourrait présenter un danger imminent ou réel pour l’intérêt public ou s’il existe un risque de représailles ou s’il est peu probable qu’il soit remédié efficacement à l’infraction.

VIII. Contenu de la notification

Votre rapport doit contenir les informations suivantes :

1. Votre nom, votre relation avec AIRKAN et vos coordonnées ;
2. Votre rôle ou votre implication dans l’incident mentionné dans le rapport ;
3. Une description détaillée de l’incident que vous souhaitez rapporter, ainsi que l’heure, la date et le lieu ;
4. Le nom et les coordonnées d’autres personnes qui ont été témoins de l’incident ou qui disposent de plus d’informations à son sujet ;
5. Toute information que vous pourriez avoir sur des incidents antérieurs similaires concernant la ou les personnes nommées dans votre rapport ;
6. Toute preuve ou document utile que vous possédez en rapport avec le rapport.

IX. Réception de la notification

Les rapports sont reçus et traités par le responsable désigné pour le suivi des rapports de dénonciation, à savoir : Angélique Van Welden, Ressources humaines.

Si, en raison de la nature du rapport, le gestionnaire ne peut garantir pleinement l’impartialité, un autre gestionnaire sera désigné. Dès réception du rapport, le responsable vérifiera si le rapport entre dans le champ d’application du règlement sur les dénonciations.

Dans les 7 jours suivant la réception du rapport, le dénonciateur sera informé de l’acceptation ou du rejet de son rapport. Ce retour d’information n’est pas possible dans le cas d’une dénonciation anonyme effectuée par téléphone ou par écrit.

Pour être soumise à la réglementation sur les dénonciations, AIRKAN doit avoir des motifs raisonnables de croire qu’au moment de la dénonciation, les informations rapportées sont vraies et qu’elle a suivi la procédure prévue par la nouvelle loi. En effet, le dénonciateur doit avoir obtenu l’information sur laquelle se base le signalement dans un contexte professionnel.

Si le rapport n’entre pas dans le champ d’application, il sera rejeté et le dénonciateur sera invité à contacter les autorités publiques externes conformément à l’article VI de la présente déclaration.

X. Examen de la notification

Après acceptation du rapport, le responsable des dénonciations entame une enquête sur le contenu du rapport. Dans les trois mois suivant l’acceptation du rapport, le responsable des dénonciations informe le dénonciateur de l’état d’avancement de l’enquête. Le dénonciateur a le droit d’être informé de l’état d’avancement de l’enquête. Toutefois, il n’a pas le droit de connaître le contenu de l’enquête.

Comme l’exige la directive, AIRKAN est tenue de donner aux personnes citées dans le rapport la possibilité d’être entendues en temps utile pour expliquer leur version des faits, en tenant compte de l’anonymat et de la confidentialité du rapport et dans la mesure où cela ne nuit pas à l’enquête.

XI. Clôture de l’enquête

Lorsque l’enquête est terminée, le dénonciateur en est informé ainsi que des résultats.

Toutefois, lorsque le dénonciateur n’est pas partie à l’affaire, il n’a pas droit à des informations détaillées sur la manière dont AIRKAN traite le rapport. Comme l’exige la directive, nous sommes tenus d’informer en temps utile les personnes citées dans le rapport de la clôture de l’enquête, en tenant compte de l’anonymat et de la confidentialité du rapport.

XII. Confidentialité du rapport

Si vous soulevez une question, la confidentialité de votre identité sera assurée conformément aux lois et règlements applicables.

Votre identité ne sera divulguée à personne d’autre que les personnes autorisées à recevoir ou à suivre les rapports sans votre consentement explicite. Ceci s’applique également à toute autre information à partir de laquelle votre identité peut être (in)directement déduite.

Votre identité ne peut être divulguée qu’en cas d’obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit communautaire ou national dans le cadre d’enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires. Entre autres, pour protéger les droits de la défense de la personne concernée.

 

Déclaration de confidentialité concernant la dénonciation

1. Introduction

La présente déclaration de confidentialité s’applique à Airkan NV, dont le siège social est établi à Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0423.001.459 (ci-après  » AIRKAN « ).

AIRKAN souhaite vous informer, par le biais de cette déclaration de confidentialité, pourquoi et comment AIRKAN collecte et traite des données personnelles dans le cadre du processus de dénonciation, car nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée lors du traitement de vos données personnelles.

En utilisant le formulaire de signalement, le dénonciateur accepte le traitement de ses données personnelles aux fins indiquées dans la présente déclaration de confidentialité.

Le processus de dénonciation d’AIRKAN est conforme à la Directive UE 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes physiques qui signalent des violations du droit de l’Union (ci-après la  » Directive « ), le règlement sur la protection des données à caractère personnel étant le Règlement UE no. 2016/679 (ci-après  » AVG « ), ainsi que la loi belge de transposition de cette directive du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union ou du droit national établies au sein d’une personne morale du secteur privé (M.B. 15 décembre 2022).

De plus amples informations sur le champ d’application, la procédure de signalement et les mécanismes de protection des dénonciateurs sont toujours disponibles en ligne dans notre déclaration générale sur la dénonciation, publiée sur notre site web www.airkan.be.

En tant que responsable du traitement des données conformément à l’article 4 du RGPD, nous sommes responsables du traitement des données personnelles collectées et traitées par AIRKAN afin de respecter la loi.

2. De quelle manière traitons-nous les données à caractère personnel vous concernant ?

Les données personnelles seront traitées sur papier et/ou à l’aide de supports numériques.

AIRKAN gardera les informations fournies confidentielles et seules les personnes autorisées à effectuer ces tâches et informées des restrictions imposées par la législation sur la protection des données personnelles traiteront vos données personnelles.

AIRKAN ne divulguera jamais les informations fournies sans consentement ou sur une base légale.

AIRKAN a pris des mesures appropriées et organisationnelles pour protéger vos données personnelles contre toute forme de perte ou de traitement illégal.

3. Quel type de données personnelles recueillons nous à votre sujet ?

AIRKAN peut traiter les données personnelles suivantes collectées auprès de vous (si vous êtes le rapporteur) ou d’une tierce personne (si vous êtes la personne accusée et/ou un témoin) :

1. Données d’identification de base

Par « données d’identification de base », nous entendons toute information se rapportant à une personne physique vivante particulière.

Ces données à caractère personnel comprennent vos données d’identification de base telles que vos nom et prénom, votre adresse, votre profession, vos coordonnées et toute autre information que vous nous avez communiquée sur la ou les personnes concernées par la réclamation.

2. Catégories sensibles de données à caractère personnel

À la suite d’une notification, des catégories particulières de données à caractère personnel peuvent être collectées. Il s’agit, par exemple, de données à caractère personnel relatives à la race ou à l’origine ethnique, à la santé, à la vie sexuelle, à la religion ou aux convictions personnelles, ou à l’appartenance à un syndicat.

Dans ce cas, ces données à caractère personnel ne seront traitées que dans la mesure où le droit applicable le permet ou si cela est nécessaire pour établir une violation ou pour exercer les droits du dénonciateur.

En revanche, si ces données à caractère personnel sensibles ne sont pas pertinentes et n’entrent pas dans le champ d’application du droit applicable ou ne sont pas nécessaires à l’exercice d’un droit, elles seront immédiatement supprimées.

3. La description de l’infraction alléguée, ainsi qu’une description des circonstances de l’affaire.

Lorsqu’AIRKAN reçoit un rapport, un fichier est créé contenant les détails du rapport.

En effet, nous traitons ces données personnelles à des fins de reporting interne pour fournir des informations internes telles que le nombre de rapports que nous recevons et les mesures que nous avons prises à la suite de ces rapports de dénonciateurs. Toutefois, ces données ne comprennent jamais d’informations permettant d’identifier les dénonciateurs ou leurs employeurs (y compris leurs anciens employeurs).

Dans le cadre de la description de la violation présumée que vous fournissez, les données personnelles peuvent être traitées autour :

• conduite illégale ou violations de la société dont vous avez pris connaissance dans le cadre de votre relation avec AIRKAN ;
• d’un comportement contraire à l’éthique et aux principes éthiques d’AIRKAN.

4. À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous avons besoin des informations que vous fournissez avec votre rapport pour enquêter sur celui-ci, y compris toute preuve que vous nous avez fournie. Nous avons besoin de connaître les détails de votre plainte afin de pouvoir prendre une décision sur la conformité d’AIRKAN avec les lois applicables et remplir nos obligations.

Vos données personnelles seront traitées aux fins suivantes :

• Vous permettre de soumettre des rapports ;
• Permettre à AIRKAN de traiter, d’évaluer et de poursuivre l’enquête sur vos rapports en impliquant les services compétents d’AIRKAN, le cas échéant ;
• Se conformer aux obligations légales des autorités compétentes ;
• Permettre à AIRKAN d’établir, d’exercer ou de défendre ses droits ;
• Effectuer nos contrôles et nos activités afin de surveiller les risques commerciaux et d’améliorer nos processus internes.

5. Sur quelle base juridique nous traitons vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel mentionnées dans les rapports d’infractions présumées ne sont traitées que sur la base d’une obligation légale, car ces informations sont nécessaires
pour se conformer à la directive 2019/1937 de l’UE du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes signalant des infractions au droit de l’Union ainsi qu’à la loi belge transposant cette directive du 28 novembre 2022 relative à la protection des auteurs de signalements d’infractions au droit de l’Union ou au droit national établis au sein d’une personne morale du secteur privé (M.B. 15 décembre 2022).

6. Vos données personnelles seront-elles transmises à des tiers ?

AIRKAN peut, directement ou indirectement, transférer des données personnelles à :

Institutions publiques de contrôle :

À la suite de l’enquête sur le rapport, AIRKAN devra, dans certaines circonstances, transférer des informations sur les données personnelles à l’institution publique de contrôle, à l’autorité fiscale ou au procureur compétent pour l’enquête sur la violation en question.

Ces entités agiront en tant que contrôleurs indépendants des opérations de traitement respectives.

AIRKAN et ses sociétés soeurs et mères

Seuls les employés autorisés ont accès aux données personnelles. Il s’agit de personnes qui ont été spécifiquement désignées et qui peuvent ainsi garantir la pleine confidentialité des données personnelles fournies conformément aux mesures de sécurité les plus appropriées mises en oeuvre par AIRKAN.

Vos données personnelles peuvent être utilisées par le personnel d’AIRKAN affecté à un rôle spécifique, lié par une obligation de confidentialité et ayant reçu des instructions appropriées.

Vos données personnelles ne seront accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin au sein du Groupe compte tenu de leur fonction ou de leur position hiérarchique. Ces personnes recevront des instructions appropriées pour éviter la perte, la destruction, l’accès non autorisé ou le traitement non autorisé des données.

Ces sociétés agissent dans le cadre du responsable désigné, AIRKAN NV, à moins qu’elles n’agissent pour le compte d’AIRKAN en tant que sous-traitants externes et qu’elles aient donc signé un contrat spécifique régissant le traitement qui leur est confié, conformément à l’article 28 de la LVA.

Prestataires de services d’AIRKAN :

En outre, les données peuvent être utilisées par des sociétés tierces qui exercent des activités instrumentales pour le compte d’AIRKAN, telles que des prestataires de services (y compris des sociétés informatiques) chargés de la gestion spécifique des obligations contractuelles, des consultants externes pour la gestion du processus de recherche et l’assistance juridique, des sociétés et des entreprises dans le cadre de relations d’assistance et de conseil.

Ces sociétés agissent en tant que responsables externes du traitement des données et sont dirigées et supervisées par AIRKAN, à moins qu’elles n’agissent en tant que responsables externes du traitement des données pour le compte d’AIRKAN et qu’elles aient donc signé un contrat spécifique régissant le traitement qui leur est confié, conformément à l’article 28 de la LVA.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Les données à caractère personnel obtenues dans le cadre d’une dénonciation sont conservées pendant une durée de 6 à 10 ans en fonction de la gravité de la violation. En effet, les rapports pouvant donner lieu à des enquêtes pénales peuvent être conservés pendant une durée allant jusqu’à 10 ans.

Vos données personnelles seront traitées et stockées, conformément à la politique de conservation des données d’AIRKAN, pendant le temps nécessaire à la gestion des rapports et pendant la période strictement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et pour remplir les obligations légales applicables.

En outre, les données seront supprimées ou rendues définitivement anonymes lorsque les objectifs susmentionnés auront été atteints, à moins que le responsable du traitement ne soit obligé de conserver les données pendant une période plus longue pour se conformer à des obligations légales.

En tout état de cause, vos données ne seront pas conservées plus de 10 ans après la soumission du rapport.

8. Transférons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l’UE ?

AIRKAN peut transférer vos données personnelles à des parties situées dans des pays tiers, qui sont des pays en dehors de l’Espace économique européen (c’est-à-dire l’Union européenne, la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein).

Toutefois, un tel transfert n’est possible que si le pays où se trouve la partie destinataire offre des garanties juridiques suffisantes pour protéger vos données personnelles et a été jugé adéquat par la Commission européenne. Dans les autres cas, AIRKAN a conclu un contrat type (clauses contractuelles standard) avec le destinataire afin d’assurer une protection égale à celle de l’Europe.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations ou une copie des garanties relatives à ces transferts internationaux de données à caractère personnel, vous pouvez toujours suivre la procédure décrite à l’article 10.

9. Quels sont vos droits ?

La législation sur la protection des données prévoit divers droits pour les personnes concernées en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel, de sorte que la personne concernée puisse continuer à exercer un contrôle suffisant sur le traitement de ses données à caractère personnel.

AIRKAN s’efforce déjà, par le biais de ses politiques actuelles, de fournir autant d’informations que possible aux personnes concernées afin d’être aussi transparent que possible en ce qui concerne le traitement des données personnelles.

AIRKAN comprend que les personnes concernées peuvent encore avoir des questions ou demander des clarifications supplémentaires concernant le traitement de leurs données personnelles. AIRKAN comprend donc l’importance des droits et se conformera à ces droits en tenant compte des limitations légales dans l’exercice de ces droits. Les différents droits sont décrits plus en détail ci-dessous.

Droit d’accès/inspection

Vous avez le droit d’obtenir d’AIRKAN la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées. Dans le cas positif, la personne concernée peut demander l’accès à ses données personnelles.

AIRKAN informera la personne concernée des éléments suivants :

1. les finalités du traitement
2. les catégories de données à caractère personnel concernées
3. les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été communiquées ; 4. les transferts à des destinataires dans des pays tiers ou à des organisations internationales
4. les transferts à des destinataires situés dans des pays tiers ou à des organisations internationales ; 5. la durée de conservation des données à caractère personnel ;
5. si possible, la durée de conservation prévue des données à caractère personnel ou, si cela n’est pas possible, les critères permettant de déterminer cette durée ;
6. que la personne concernée a le droit de demander à l’organisation de rectifier ou d’effacer des données à caractère personnel ou de limiter le traitement des données à caractère personnel la concernant, ainsi que le droit de s’opposer à un tel traitement
7. que la personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
8. lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible sur la source de ces données
9. l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, et des informations utiles sur la logique qui sous-tend cette prise de décision ainsi que sur l’importance et les  conséquences attendues de ce traitement pour la personne concernée.

AIRKAN fournira également une copie des données personnelles traitées. Si la personne concernée demande des copies supplémentaires, AIRKAN peut facturer des frais raisonnables.

Droit d’amélioration

Si la personne concernée constate qu’AIRKAN détient des données personnelles inexactes ou incomplètes à son sujet, elle a toujours le droit de le signaler à l’organisation afin que les mesures nécessaires soient prises pour corriger ou compléter ces données. Il incombe à la personne concernée de fournir des données personnelles correctes à l’organisation.

Droit à l’oubli

Vous pouvez demander l’effacement de ses données personnelles si le traitement n’est pas conforme à la législation sur la protection des données et dans les limites de la loi (article 17 de la loi sur la protection des données).

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander à restreindre le traitement si

1. l’exactitude des données à caractère personnel a été mise en doute et pour la période de vérification de l’exactitude
2. le traitement est illégal et la personne concernée ne souhaite pas que les données soient effacées ;
3. l’organisation n’a plus besoin des données mais la personne concernée demande qu’elles ne soient pas effacées car elle en a besoin pour exercer ou soutenir une action en justice
4. l’objection au traitement est faite dans l’attente de l’explication d’intérêts légitimes qui l’emportent sur les intérêts de la personne concernée.

Droit de transfert

Vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies à l’organisation dans un format structuré, commun et lisible par machine. La personne concernée a le droit de transférer ces données à caractère personnel (directement par l’organisation) à un autre responsable du traitement. Cela est possible si le traitement est fondé sur votre consentement et sur un  traitement automatisé.

Droit d’opposition

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct (y compris le profilage), vous pouvez toujours vous opposer au traitement.

Vous pouvez également vous opposer au traitement en raison d’une situation particulière liée à la personne concernée. L’organisation cessera le traitement à moins qu’elle n’invoque des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l’emportent sur les intérêts de la personne concernée ou qui sont liés à l’exercice ou à la justification de droits légaux.

Prise de décision individuelle automatisée

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à son égard ou l’affectant de manière significative, comme l’évaluation d’aspects personnels liés au rendement professionnel, à la fiabilité, à la solvabilité, etc.

Ce droit de ne pas être soumis à une telle prise de décision automatisée n’existe pas lorsque la décision est autorisée par une disposition légale impérative.

Vous ne pouvez pas non plus invoquer ce droit lorsque la décision est nécessaire à l’établissement ou à l’exécution du contrat entre vous et AIRKAN ou qu’elle est fondée sur votre consentement explicite. Dans ces deux derniers cas, vous avez le droit à l’intervention humaine d’une personne d’AIRKAN et le droit d’exprimer votre point de vue et de contester la décision automatisée.

Droit de retirer son consentement

Si vous avez donné votre accord à AIRKAN pour traiter vos données pour une finalité spécifique, vous pouvez retirer cet accord à tout moment en envoyant un e-mail conformément à la procédure expliquée dans l’article suivant.

10. Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Pour exercer les droits mentionnés ci-dessus, veuillez nous envoyer une demande écrite, datée et signée, accompagnée d’une copie du recto de votre carte d’identité.

La demande peut être envoyée

• par courrier électronique : whistleblowing@airkan.be ou gdpr@airkan.be ;
• par écrit à l’adresse postale suivante Berchemweg 105, 9700 Oudenaarde, Belgique.

Lorsque vous exercez votre droit, veuillez indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer.

La demande d’obtention d’une copie des données sera traitée dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois, en tenant compte de facteurs tels que la complexité et le nombre de demandes. En cas de prolongation, vous en serez informé ainsi que des raisons de cette prolongation.

Nous informerons les tiers auxquels les données ont été divulguées de toute rectification, effacement ou limitation effectuée, à moins que cela ne soit pas possible ou exige un effort disproportionné.

Nous nous engageons à travailler avec vous pour trouver une solution équitable à toute plainte ou préoccupation concernant votre vie privée. Toutefois, si vous estimez que nous n’avons pas été en mesure de vous aider, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données du pays dans lequel vous vivez, en utilisant son site web.

Si vous résidez en Belgique, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité belge de protection des données. Vous trouverez des informations complètes à ce sujet à l’adresse suivante : https://www.dataprotectionauthority.be/.

11. Changements

Nous pouvons modifier ou compléter la présente déclaration si nécessaire. Si des modifications importantes sont apportées à la présente déclaration de confidentialité, la date de modification sera mise à jour et nous vous en informerons également.

Nous vous encourageons également à consulter régulièrement la présente déclaration pour prendre connaissance de la dernière version concernant la manière dont nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.

Dernière mise à jour : 27 septembre 2023